Berichten

Screenshot Mural board User Story Mapping

User Story Mapping – faciliteer zelf een online workshop

Op 27 mei hebben we een tweede online meetup georganiseerd met als thema ‘User Story Mapping‘. Deze keer voor de leden van de meetup groep Agile Meetup Rotterdam (al maakt in deze tijden van thuiswerken de locatie niet veel meer uit). Een maand eerder hadden we dit onderwerp al besproken tijdens de  Agile Meetup Breda, waarvan je in deze blogpost de samenvatting kunt vinden. In dit artikel beschrijven we wat we anders hebben gedaan dan de vorige keer en wat het effect hiervan was. Kleine teaser: het was een groot succes!

Mocht je zelf een keer deze workshop willen faciliteren: een overzicht van onze aanpak, de stappen die we hebben doorlopen en enkele tips kun je vinden in de Facilitation Guide.

Heb je interesse in een door ons gefaciliteerde Story Mapping workshop voor jouw organisatie en teams? Neem dan contact met mij op via rutger.vandijk@valueminds.nl !

Agile Meetup Rotterdam

Via onze Meetup-site stond de teller op 30 inschrijvingen met een wachtlijst van 17 personen. Uiteindelijk waren er tijdens de sessie 22 deelnemers,  waarvan 4 Valueminds collega’s als facilitators. De meetup was van 15:00u tot 17:00u, met ongeveer 15 minuten ‘digitale inloop’.

Deze keer was de case: het ontwikkelen van een (fictieve) ‘Corona-app’. Ter voorbereiding hebben we enkele onderdelen van de story map uitgewerkt. Het doel was om een app te ontwikkelen die registreert wie, wanneer en waar met elkaar in contact komt. Vervolgens geeft de app aan of er contact is geweest met een persoon die mogelijk besmet is met Covid-19. Daarnaast kon een medewerker van een gezondheidsdienst een Covid-19 test uitvoeren en werden gebruikers geïnformeerd over eventueel te vermijden hotspots.

Tijdens de meetup hebben we in groepen de hoofdstappen van de story map opgesplitst in kleinere stappen, ideeën en mogelijke taken. Voor de Story Map-kenners: de ‘Explore’-fase. De fictieve heren ‘Chris Civilian’ en ‘Harry Health Care’ zijn ingezet als persona’s.

Aanpassingen & Verbeteringen

 

1. Microsoft Teams v.s. Zoom

Voor de bijeenkomst van Agile Meetup Breda hadden we gebruik gemaakt van Microsoft Teams; dat werkte toen niet ideaal. Met name vanwege toegangsproblemen en werkplekinstellingen duurde het 20 minuten voordat iedereen op de juiste plaats was en we konden starten.

Deze keer hebben we Zoom gebruikt en dat bleek een goede keuze. Iedereen kon zonder problemen in bij Zoom aanmelden en was er duidelijk beeld en geluid. De chat functionaliteit in Zoom is wel wat beperkt ten opzichte van Teams. Bij Zoom kan je dan weer alle deelnemers tegelijkertijd zien.

Tip
Het gebruik van de break-out rooms functionaliteit in Zoom werkt eenvoudig. In enkele klikken zijn alle deelnemers verdeeld over verschillende video-chat-groepen!

 

2. Hosting en moderating

Deze keer was een van de facilitators nu dedicated moderator én time keeper. Dat werkte erg prettig en gaf rust bij de overige facilitators. Zo konden eventuele ‘laatkomers’ worden opgevangen in de hoofdsessie en doorgestuurd worden naar de breakout rooms. De vorige keer deden alle facilitators dit erbij, waardoor het voor kwam dat degene die het woord was, ook bezig was om deelnemers toegang te verlenen. Zowel voor de facilitators als de deelnemers leidde dit erg af.

Tip
Zorg voor een apart betaald Zoom-account naast de ‘facilitator’ accounts. Zo kan de moderator alle ‘digitale’ touwtjes in handen houden!

 

3. De ‘digitale inloop’

Onderdeel van de officiële agenda was een kwartier “troubleshooting” en “sandboxing”. Oftewel: zorgen dat iedereen toegang had tot Zoom en de online collaboration tool van Mural.

Ook hebben we de deelnemers de kans gegeven om al even rond te kijken in het Mural-board. Hier kon alvast geoefend worden met het creëren en verslepen van bijvoorbeeld sticky notes.

De eerste keer hadden we een half uur ‘inloop’ voor de eigenlijke start van de meetup gepland. Daar werd toen nauwelijks gebruik van gemaakt. Deze keer was bijna iedereen stipt bij aanvang om 15:00u aanwezig. En omdat we geen problemen meer hadden met het aanmelden en instellen van Zoom, heeft iedereen de tijd gehad om al wat rond te neuzen in Mural.

Tip
Geef iedereen even tijd om de werking van browsers, webcams en microfoons te controleren.
(ondanks dat de meeste thuiswerkers in deze bijzondere periode hun werkplek inmiddels wel op orde hebben)

 

4. User Story Mapping: de ‘Corona-app’

Tijdens Agile Breda meetup hebben we een casus gebruikt met als onderwerp het ‘inspecteren van gevaarlijke stoffen aan boord van zeevaartschepen in de Rotterdamse haven’. Dit bleek toen best een complex situatie. Het was niet voor iedereen even gemakkelijk voor te stellen wat de persona’s nu aan precies aan taken (user actions) zouden kunnen hebben.

Gezien de actualiteit, kozen we voor het (fictief) ontwerpen van een Corona-app. We hebben nog licht getwijfeld of we ons, wat betreft User Story Mapping, wilden richten tot beginners of meer gevorderden. En of we in Mural zouden starten met een nagenoeg leeg canvas om vervolgens samen stap voor stap een story map op te bouwen. Een alternatief was om een uitgewerkte User Story Map neer te zetten, die we dan met de deelnemers zouden doorlopen.

Uiteindelijk hebben we gekozen voor een combinatie:

  • een tweetal persona’s beschreven (Harry Health Care en Chris Civilian)
  • een voorbeeld ‘backbone’ story map per break out groep gemaakt
  • een geheel uitgewerkt storymap met “release slices” en een ontwikkelstrategie.

De voorbeeld backbone story map was ingevuld tot aan het “Explore” gedeelte. Dat gedeelte hebben we in break out sessies met de deelnemers ingevuld. Hierna hebben we aan de hand van de voorbereide story map laten zien hoe je de release slices maakt op basis van duidelijke release doelen. Via deze release doelen hebben we een ontwikkelstrategie bepaalt. Tot slot hebben we laten zien hoe je de betreffende release opneemt in de Sprint Backlog, van waaruit de ontwikkelteams aan de slag kunnen. Want daar gaat het natuurlijk om!

Tip
Zorg voor voldoende interactie en samenwerking tijdens een online meetup. Als je alleen wilt vertellen of laten zien hoe je een Story Map maakt, kan een webinar of webcast een betere vorm zijn.

 

5. Agenda & tijd

Deze keer hebben we ons goed aan de agenda kunnen houden. De sessie was korter, maar wel exact binnen tijd klaar. Door bijvoorbeeld maar één keer te schakelen naar een break out sessie, wordt het minder rommelig. Hierdoor zijn de deelnemers minder afgeleid en is er een duidelijke scheiding tussen de meetup onderdelen. Daarnaast voorkom je het afhaken van deelnemers als je ‘uit de tijd loopt’. De moderator hield, naast de facilitators, de tijd per onderdeel extra in de gaten.

Het gebruik van tools als Zoom, samen een dedicated moderator, helpen bij het volgen van de agenda en houden van contact met de deelnemers.

Tip
Oefen vooraf met het gebruik van tools als Zoom.
Probeer ook eventuele alternatieven uit om te bepalen wat het beste past bij het type sessie.

 

6. Kleine tweaks voor een volgende keer…

  • Controleer of alle layout onderdelen in het Mural-board vergrendeld (‘gelocked’) zijn.
    Nu werd er tijdens de workshop wel eens onbedoeld een deel van de Story Map door iemand versleept.
  • Introduceer ‘energizers’ tijdens de meetup. Het energieniveau van de deelnemers valt vaak na een tijd terug (je kijkt tenslotte vrij passief naar een beeldscherm). Een korte leuke oefening kan helpen om iedereen weer fris en actief te krijgen tijdens de sessies.
  • Voeg eventueel een uitgebreidere toelichting toe bij de verschillende stappen van, in dit geval, de Story Map. Hiermee kunnen deelnemers zelf nog de instructie nalezen.
    Ook kan je de Outline-functie van Mural hiervoor gebruiken.

 

Volgende meetup!

Gezien de enthousiaste reacties van de deelnemers en de mooie NPS score van 33, gaan we deze meetup vaker online organiseren. Op dit moment hebben we voldoende onderwerpen waar we uit kunnen kiezen!

Mocht je een onderwerp hebben waar je het graag over wilt hebben, stuur ons dan een bericht via de Meetup pagina. Tot de volgende meetup!

User Story Mapping tijdens Agile Meetup Breda: de Retrospective

Op 22 april hebben we met Agile Meetup Breda een online workshop gehouden met als thema “User Story Mapping”.

Initieel was het de bedoeling om de meetup in levende lijve te doen op een mooie locatie in Breda. De coronacrisis gooide echter helaas roet in het eten. Omdat we toch aan de slag wilden met het onderwerp en we ook erg benieuwd waren of we dit op afstand konden doen hebben we de meetup alsnog door laten gaan maar dan online.

Een overzicht van onze aanpak en de stappen die we hebben doorlopen kun je hier vinden.

De meetup was van 15:00u tot 17:00u. Met van 14:30u tot 15:00u digitale inloop. We hadden 15 deelnemers. Als digitale hulpmiddelen hebben me Microsoft Teams en Mural gebruikt.

Dit was voor ons de eerste keer dat we het op deze manier hebben gefaciliteerd. Heel veel ging goed, maar er viel zeker nog genoeg te verbeteren voor een volgende keer. Onderstaand de belangrijkste punten uit onze retrospective:

Wat ging goed

  • Overall hebben we in een korte tijd de belangrijkste aspecten van de techniek kunnen behandelen. Voor een volgende keer gaan we nog goed kijken of bepaalde onderdelen meer of minder of op een andere manier aan de orde moeten komen. Hiervoor gaan we ook beter vooraf luisteren naar de behoeften van de groep.
  • We hadden een zeer enthousiaste groep deelnemers. Voor zover we dat goed meekregen had iedereen er lol in en was het voor iedereen een interessante ervaring.
  • Naast centrale onderdelen hadden we ook twee breakout momenten, waarin een facilitator met een groepje van 3 tot 5 mensen in een aparte teamroom werkte aan het invullen van een gedeelte van de User Story Map. Dat was erg geslaagd. De sfeer was goed. Omdat je met een klein groepje bent wordt het gelijk wat intiemer en persoonlijker.
  • Richting het einde vielen er een aantal kwartjes, met name voor wat betreft waar User Story Mapping past in een flow met andere technieken. Bijvoorbeeld dat je begint met een product vision, dan maak je een User Story Map en vervolgens komen de User Stories hiervan als items op een Sprint Backlog terecht, al dan niet via een Product Backlog. Hierdoor kwam er meer beeld bij de context van een User Story Map.

Wat kan beter

  • Microsoft teams werkt in de huidige vorm niet goed genoeg. Ondanks vooraf gestuurde uitnodigingen met toegang tot onze Teams omgeving duurde het zeker 20 minuten voordat we van start konden omdat mensen toch tegen toegangsproblemen aanliepen. We hadden verschillende rooms aangemaakt voor de break-out onderdelen. Ook daarbij duurde het langer dan wenselijk voordat iedereen op de juiste plek zat. Een volgende keer gaan we gebruik maken van Zoom of een andere online tool.
  • Daarnaast willen we de volgende keer dat een persoon als moderator optreed voor wat betreft technische zaken en mensen die inlogproblemen hebben. Dat moet ook duidelijk zijn voor de genodigden. Nu waren er een aantal mensen bezig, o.a. de gene die het eerste gedeelte aan het uitleggen was, met mensen toegang te verlenen en troubleshooting.
  • We hadden vooraf een half uur inloop gepland voor het officiële gedeelte zou beginnen. Net als bij een fysieke meetup. We merkten echter dat nu bijna iedereen pas in de laatste minuut digitaal binnenkwam. De volgende week maken 20 tot 30 minuten inloop onderdeel van de officiële planning. Zijn we eerder klaar, dan is het mooi en gaan we van start, maar andere loop je gelijk al achter op de planning.
  • We hadden een vrij strakke planning, met het schakelen van gezamenlijke onderdelen naar break-out onderdelen verloren we tijd, waardoor de planning nog meer in het gedrang kwam. De volgende keer gaan we dus ruimer plannen.
  • De intro die we gaven m.b.t. User Story Mapping was te kort. Gedurende de meetup kwamen we er achter dat niet voor iedereen duidelijk wat nou precies het doel is en wanneer je het goed kunt gebruiken. De volgende keer gaan we hier vooraf langer bij stilstaan.
  • Ondanks dat User Story Mapping redelijk gangbaar is, merkten we toch dat er verschillende interpretaties zijn van de techniek. Ook als facilitators. Hier hadden we vooraf langer bij stil moeten staan. Voor een volgende keer gaan we bijvoorbeeld duidelijker bepalen of we gaan focussen op het maken van een back-bone of dat we meer aandacht gaan besteden aan het maken van slices en een development strategie. We hadden een redelijk complexe casus gekozen, met als onderwerp het Havenbedrijf in Rotterdam. Erg interessant, maar wellicht dat we voor een volgende een iets minder complexe casus kiezen.
  • Twee uur voor een meetup/workshop met een onderwerp als dit is erg kort. Om het onderwerp echt recht te doen en tijd te hebben om er zelf mee aan de slag te gaan, heb je al gauw 4 tot 6 uur nodig.

De volgende keer dat we aan de slag gaan met User Story Mapping is op 27 mei, met Agile Meetup Rotterdam.