Liberating Structures: 1-2-4-All – Betere ideeën in korte tijd

Liberating Structures 1-2-4-All met Data Analytics teamEen van de manieren om snel met veel ideeën en oplossingen voor een vraag of probleem te komen en deze in een groep te bespreken is de Liberating Structures: 1-2-4-All. Een voordeel van deze discussie-vorm is dat iedereen de gelegenheid heeft om zijn of haar ideeën te delen. Daarnaast bespreek en verrijk je alle ideeën in een korte tijd en kom je gezamenlijk tot ‘het beste’ idee. Last but not least: door deze vorm voel je als team ook meer betrokken bij het idee of de oplossing, het was tenslotte je eigen ‘creatie’ !

Tijdens een van de Agile/Scrum trainingen bij het Havenbedrijf Rotterdam hebben we deze Liberating Structure toegepast. De vraag of probleem was als volgt: “Hoe zorgen we ervoor dat nieuwe collega’s sneller aan de slag kunnen in ons team?”.

Hoe werkt de Liberating Structures ‘1-2-4-All’ ?

De eerste stap was om (in 1 minuut) als individu met zoveel mogelijk ideeën of oplossingen (voor het genoemde probleem) te komen. De ideeën worden opgeschreven op post-its. Hierna bespraken we (2 minuten) in tweetallen deze ideeën en kwamen er weer nieuwe ideeën of varianten naar boven. Uiteraard vielen er soms ook ideeën af.

In de derde stap werden de bestaande of verbeterde ideeën besproken in viertallen gedurende 4 minuten. Hierbij vielen met name de hoeveelheid overeenkomstige ideeën op. Daarnaast is aan elke groep gevraagd welk idee het meest aansprak, zodat deze gedeeld kon worden met de andere groepen. Elke groep kreeg tot slot 5 minuten om hun idee te presenteren en daar feedback op te krijgen.

Inzichten & ervaringen

Tijdens de discussie achteraf vroeg men zich bijvoorbeeld af of een idee dat ‘vaak’ voorkomt, ook automatisch een ‘goed’ idee is. Hierbij bleek dat een dergelijk ‘idee’ eerder als een ‘gewoon’ of ‘voor de hand liggend’ idee werd gezien. En eigenlijk dus geen ‘goed’ idee was, vanuit de gedachte dat we graag nieuwe en inspirerende oplossingen of antwoorden zoeken!

Een van de inzichten die we als groep (maar ook als facilitators) hebben opgedaan is dat ideeën soms snel worden ‘afgeschreven’. Terwijl ze juist gebruikt kunnen worden om nieuwe of juiste nog wildere oplossingen te bedenken.

Tip: geef aan tijdens de introductie dat we juist op zoek zijn naar veel en gekke ideeën, in plaats van het beoordelen van een idee op haalbaarheid of relevantie!

Voor de facilitators blijkt ook bij deze oefening weer dat precieze timing erg belangrijk is. Je vergeet snel ‘de tijd’ doordat je meekijkt en luistert met de groepjes. Hierdoor praatten sommige groepjes door terwijl de tijd al verstreken is. Een goede time-box voorkomt onnodig lange discussies, het afdwalen en behoudt de energie.

Tip: Houd je aan de tijd, doe eventueel een extra ronde ! Of gebruik een belletje om de volgende ronde aan te kondigen.

Wanneer zou je deze 1-2-4-All-vorm kunnen toepassen ?

Eigenlijk heel vaak; het voordeel is dat er weinig voorbereiding nodig is en dat de oefening vrij simpel is. Je kunt het gebruiken om bijvoorbeeld:

  • een (mogelijk) antwoord op een vraag te vinden bij bijvoorbeeld een Backlog Refinement-sessie.
  • nieuwe ideeën of uitdagingen te bedenken/verzamelen voor de aankomende Hackaton
  • tijdens een Retrospective voor een situatie binnen het team waar je het graag over wilt hebben.

Dus zowel voor vragen of proces, people als product!

Heb jij zelf een ervaring met deze of andere Liberating Structures en wil je die delen ? Laat dan je ervaring achter in de comments of schrijf zelf een stukje op Agile-minds.nl !

Liberating structures: 25/10 crowd sourcing – sprint goal bepalen

De vorm 25/10 crowd sourcing kan worden gebruikt om op een efficiënte manier veel ideeën te verzamelen te bespreken en te beoordelen. De uitslag is de mening van alle deelnemers en is dan ook te rechtvaardigen.

Tijdens mijn opdracht bij equensWorldline was ik onderdeel van het agile transitie team. Per iteratie (6 weken) werd een sprint goal opgesteld waaraan we als transitie team zouden gaan werken. Om deze sprint goal op te stellen, hebben we de laatste keer de liberating structure 25/10 crowd sourcing gebruikt.

Ieder teamlid, acht in totaal, kreeg vijf minuten de tijd om een sprint goal te formuleren op een post-it, inclusief een aantal acceptatie criteria. Vervolgens werden er tweetallen gemaakt en de post-its doorgegeven zodat ieder tweetal twee post-its van andere deelnemers had. Ieder tweetal kreeg drie minuten de tijd om de post-its te bespreken. Vervolgens moest iedere deelnemer zijn post-it beoordelen met een score van 1 tot en met 5. Hierna werden de post-its nog vier keer onderling uitgewisseld, besproken en beoordeeld, zodat iedere post-it vijf score had. De sprint goal met de hoogste score werd gekozen als volgende sprint goal.

Wat ik nuttig vond aan deze vorm was dat iedere deelnemer de tijd en ruimte krijgt om een inbreng te formuleren. Door deze in tweetallen en per twee te beoordelen, kon je een beetje discussie voeren en de post-its tegen elkaar afwegen. Het afwegen kon je in de volgende rondes ook nog doen tegen de post-ts uit vorige rondes. Dat je er dan achter kwam dat je een post-it uit een eerdere ronde te hoog had gewaardeerd was niet erg, want doordat andere deelnemers deze post-it later beoordeelden, vond er normalisering plaats.

Op de post-its hadden we naast de sprint goal ook actiepunten geformuleerd. Dit was achteraf niet handig omdat sprint goals en actiepunten afzonderlijk te beoordelen zijn. Hierdoor ontstond bijvoorbeeld de situatie dat de sprint goal een hoge beoordeling waard was, maar twee van de drie actiepunten weer niet. Om deze situatie te voorkomen, moet iedere post-it slechts één beoordeling kunnen krijgen.

Sommige post-its heb ik meerdere keren beoordeeld en sommige niet. Daarnaast heb ik discussie kunnen voeren over de post-it van mijn partner maar doordat je afzonderlijk de beoordeling deed, had je uiteindelijk geen directe invloed op de beoordeling. De volgende keer zou ik een structuur bedenken waardoor iedere tweetal iedere post-it minimaal een keer bespreekt en gezamenlijk beide post-its beoordeeld.

Op de website van liberating structures staat dat het beoordelen ook zonder discussie plaats kan vinden. Ik zou hier niet de voorkeur aan geven, omdat je door de discussie inzichten van een andere mee kan nemen in je beoordeling.

Een groep met minder dan acht personen is naar mijn mening te klein voor deze vorm. Of er een maximale grote is, durf ik niet te zeggen.

Een volgende keer dat ik de vorm 25/10 crowd sourcing zou gebruiken is in een retrospective, waarbij de inbreng van ieder teamlid een verbeterpunt is voor de volgende sprint.

Alle ideeën en discussies leverde weer nieuwe inzichten op voor nieuwe sprint goals. Hier hebben we uiteindelijk niks mee gedaan, om niet eindeloos bezig te blijven. Een volgende keer dat ik deze vorm ga toepassen, ga ik wel bedenken hoe hier mee om te gaan, mocht het gebeuren, aangezien nieuwe inzichten veel waarden kunnen hebben.

Heb je zelf ervaringen met 25/10 crowd sourcing? Laat deze achter in comment, of schrijf zelf eens een stukje hierover op agile-minds. Ik ben erg benieuwd naar jou mening!