Een goed begin: focus en energie

Voor een nieuw project was alles al geregeld: stakeholders waren overtuigd van nut en noodzaak van het project, de directie had goedkeuring gegeven op het budget en alle benodigde rollen waren ingevuld. Ik was de laatste om aan te haken in de rol van Scrum Master. De startdatum van het project stond al vast, de vraag was alleen hoe te starten. Of ik daar ideeën bij had. Ik had wel wat ideeën, maar die waren net zo samenhangend als de achterkant van een borduurwerkje.

De Scrum Guide gaf mij verrassend weinig aanknopingspunten en online kwam ik niet verder dan algemene kreten als ‘Begin gewoon en pas daarna inspect & adapt toe’. Bedankt voor de dooddoener. ‘Gewoon beginnen’ kan iedereen. Ik wilde helemaal niet ‘gewoon beginnen’: ik wilde een begin waarbij het team vol enthousiasme uit de startblokken knalt, stakeholders vol vertrouwen zijn over een goede afloop en collega’s vol verbazing kijken naar hoe het team dát nou weer flikt.

‘Een goed begin is het halve werk’, zullen we allemaal beamen, maar zo ook: ‘Alle begin is moeilijk’. Op aanraden van een collega die al wel vaker met dit bijltje had gehakt, heb ik mij laten inspireren door Jonathan Rasmussen. Hij beschrijft in The Agile Samurai (lees dat boek!) het concept Agile Inception. Een soort van kick-off, maar dan eentje zonder langdradige presentaties en vage beloften en met activerende onderdelen en concrete uitkomsten. Precies wat ik nodig had!

De belangrijkste les die ik heb geleerd: een goed begin is van onschatbare waarde. Het heeft ons team een dosis energie en focus opgeleverd waar je u tegen zegt. Te zweverig? Anders dan: na deze week wisten we als team heel goed wat we moesten doen (focus) en waren we in staat heel snel (energie) een eerste indruk van het eindproduct te leveren.

In de komende blogs heb ik beschreven hoe we dit begin hebben gemaakt en wat mijn ervaringen daarbij zijn geweest.

Een goed begin:

Veel leesplezier.

How much benefit does ‘Agile’​ provide?

“How much is it providing me exactly?” This question was asked by a CEO to a group of Agile Coaches and Scrum Masters that I was part of not long ago. It struck a cord with me but fortunately I managed to stop myself from giving him a quick answer to a different question. An answer that many of us are quick to give. Not only do we believe it to be true but we have seen and made it happen time and again. ‘What’ is it able to give us? Well, who does not want frequent and continuous deliveries with high business value. Teams that are end to end capable, responsible, improving, focused on well crafted Sprint Goals and in close collaboration with stakeholders and customers. Fortunately it has become an increasingly big part of our worldwide product building DNA and I do not even care if we call it ‘Agile’. We can call it whatever you think these beneficial things mean. From ‘common sense’ to ‘being adaptive’ to plain ‘how would you approach it if it was your own stable?’.

No this question had nothing to do with ‘What’ it would deliver him. He knew quite well otherwise we would not have been given the chance to change things so rapidly. This question is I believe hard to answer properly in the way I afterwards understood he meant it. He meant having all those people creating that specific product twice but at the exact same time: one way done ‘Agile’ and the other ‘how it used to be done’. Having ‘the right measured data’ would then answer his question but I have yet to see something like this happen. Within the Quantum realm perhaps. There is however a next best thing: when you transition from the ‘the way it used to be done’ towards ‘let us try this now’, immediately start collecting data (as in ‘the right measured data’ mentioned above). I know not all of us will get these kind of questions but I think it is beneficial to at least have given it some thought.

Deployments per Sprint. Bug Slippage. Team, User and Stakeholder Happiness, etc. etc. I bet most of us are aware of quite some useful metrics relating to all those awesome teams we have come across, not to mention the more usual suspects like Velocity. If you are able to show the trend of any of these things from the very beginning you can convince someone way better than just providing the ‘What’. Facts and clear trends simply speak louder than anything else. “How much is it providing me exactly?” reminds me to ask myself if I thoroughly understand how much the actual benefits are since the very moment I have become involved. This has since not only helped me in conversations with management but also in looking for trends on even more levels than I did before. So what about you? How much benefit has ‘Agile’ provided you and your environment exactly?

Liberating Structures: 1-2-4-All – Betere ideeën in korte tijd

Liberating Structures 1-2-4-All met Data Analytics teamEen van de manieren om snel met veel ideeën en oplossingen voor een vraag of probleem te komen en deze in een groep te bespreken is de Liberating Structures: 1-2-4-All. Een voordeel van deze discussie-vorm is dat iedereen de gelegenheid heeft om zijn of haar ideeën te delen. Daarnaast bespreek en verrijk je alle ideeën in een korte tijd en kom je gezamenlijk tot ‘het beste’ idee. Last but not least: door deze vorm voel je als team ook meer betrokken bij het idee of de oplossing, het was tenslotte je eigen ‘creatie’ !

Tijdens een van de Agile/Scrum trainingen bij het Havenbedrijf Rotterdam hebben we deze Liberating Structure toegepast. De vraag of probleem was als volgt: “Hoe zorgen we ervoor dat nieuwe collega’s sneller aan de slag kunnen in ons team?”.

Hoe werkt de Liberating Structures ‘1-2-4-All’ ?

De eerste stap was om (in 1 minuut) als individu met zoveel mogelijk ideeën of oplossingen (voor het genoemde probleem) te komen. De ideeën worden opgeschreven op post-its. Hierna bespraken we (2 minuten) in tweetallen deze ideeën en kwamen er weer nieuwe ideeën of varianten naar boven. Uiteraard vielen er soms ook ideeën af.

In de derde stap werden de bestaande of verbeterde ideeën besproken in viertallen gedurende 4 minuten. Hierbij vielen met name de hoeveelheid overeenkomstige ideeën op. Daarnaast is aan elke groep gevraagd welk idee het meest aansprak, zodat deze gedeeld kon worden met de andere groepen. Elke groep kreeg tot slot 5 minuten om hun idee te presenteren en daar feedback op te krijgen.

Inzichten & ervaringen

Tijdens de discussie achteraf vroeg men zich bijvoorbeeld af of een idee dat ‘vaak’ voorkomt, ook automatisch een ‘goed’ idee is. Hierbij bleek dat een dergelijk ‘idee’ eerder als een ‘gewoon’ of ‘voor de hand liggend’ idee werd gezien. En eigenlijk dus geen ‘goed’ idee was, vanuit de gedachte dat we graag nieuwe en inspirerende oplossingen of antwoorden zoeken!

Een van de inzichten die we als groep (maar ook als facilitators) hebben opgedaan is dat ideeën soms snel worden ‘afgeschreven’. Terwijl ze juist gebruikt kunnen worden om nieuwe of juiste nog wildere oplossingen te bedenken.

Tip: geef aan tijdens de introductie dat we juist op zoek zijn naar veel en gekke ideeën, in plaats van het beoordelen van een idee op haalbaarheid of relevantie!

Voor de facilitators blijkt ook bij deze oefening weer dat precieze timing erg belangrijk is. Je vergeet snel ‘de tijd’ doordat je meekijkt en luistert met de groepjes. Hierdoor praatten sommige groepjes door terwijl de tijd al verstreken is. Een goede time-box voorkomt onnodig lange discussies, het afdwalen en behoudt de energie.

Tip: Houd je aan de tijd, doe eventueel een extra ronde ! Of gebruik een belletje om de volgende ronde aan te kondigen.

Wanneer zou je deze 1-2-4-All-vorm kunnen toepassen ?

Eigenlijk heel vaak; het voordeel is dat er weinig voorbereiding nodig is en dat de oefening vrij simpel is. Je kunt het gebruiken om bijvoorbeeld:

  • een (mogelijk) antwoord op een vraag te vinden bij bijvoorbeeld een Backlog Refinement-sessie.
  • nieuwe ideeën of uitdagingen te bedenken/verzamelen voor de aankomende Hackaton
  • tijdens een Retrospective voor een situatie binnen het team waar je het graag over wilt hebben.

Dus zowel voor vragen of proces, people als product!

Heb jij zelf een ervaring met deze of andere Liberating Structures en wil je die delen ? Laat dan je ervaring achter in de comments of schrijf zelf een stukje op Agile-minds.nl !