Scrum in een niet-IT-team team (Valueminds met backlog in Trello)

Werken met Scrum in een niet-IT-team, kan dat ?

Werken met Scrum in een niet-IT-team, zonder samen te komen op een fysieke locatie. Kan dat ? Uit eigen ervaring kunnen we stellen: Jazeker!

In deze en komende blogposts nemen we jullie mee in onze eigen ervaring in het werken vanuit Scrum in een niet-IT-team. Het eerste deel gaat over de aanleiding, opzet en eerste resultaten van onze Sprint.

Hoe zijn we hier gekomen ?

Sinds het uitbreken van de Corona-epidemie eind maart, is helaas van enkele Valueminds-collega’s het inhuurcontract vanuit de opdrachtgever stopgezet. Jammer, maar wel begrijpelijk. Op dit moment lijken veel organisaties te kiezen voor stabiliteit, beperkt investeren en vooral ‘roeien met de riemen die je hebt’. Ook al denken wij dat juist in deze tijd je moet blijven investeren, hoe moeilijk het ook is. Deze tijd vraagt nog sterker om het flexibel kunnen omgaan met veel en krachtige veranderingen, om nieuwe ideeen, anders en vooral ‘beter’ met elkaar samenwerken.

Nu zou je kunnen denken, prima toch ? Zijn we een soort van ‘vrij’ en in de tussentijd zoeken we naar nieuwe opdrachten. Echter, zo zitten we bij Valueminds niet in elkaar. De gedachte om de tijd die we nu beschikbaar hebben zinvol in te zetten, was bij alle collega’s vanzelfsprekend. Want of je nu leert, constant verbeterd en zinvolle resultaten boekt met je collega’s of met een Scrum-team bij een opdrachtgever, het doel blijft hetzelfde!

Leren en resultaten boeken met je collega’s is net zo leuk als met een Scrum-team bij een klant!

Over doel gesproken: als team helpt het als je een duidelijke richting hebt. Oftewel: waarom werk je met elkaar samen ? In ons geval hebben we gelukkig een gezamelijk belang, namelijk: “Hoe kom ik en mijn collega’s op een ‘duurzame’ manier aan een mooie nieuwe opdracht?” (over ‘duurzaam’ in latere blogposts meer). Dit is dan ook ons ultieme einddoel geworden.

Vanuit die gedachte zijn we vrij snel gestart met de eerste Sprint van ons eigen team, genaamd ‘de Bankheersers’. De keuze om met Scrum aan de gang te gaan, leek eigenlijk vanzelfsprekend. Vanuit huis, garage of balkon, met onze Agile values en Scrum-ervaring, begon Sprint 1.

Doel van Sprint  #1

Over het algemeen wordt Scrum ingezet bij software development teams. Hierbij leidt de iteratieve, multi-disciplinaire aanpak meestal (gelukkig!) tot een bruikbaar nieuw of aangepast onderdeel (increment) van een digitaal product. Echter, in ons geval zijn we geen software development team en waren we vooralsnog ook niet van plan te gaan  ontwikkelen in C# of Ruby.

Wat we wel wisten is dat we, bij voorkeur binnen enkele maanden, alle collega’s weer aan het werk wilden hebben. Hoe we dit doel gingen bereiken, waarmee en met wie was nog niet duidelijk. Er zijn tenslotte vele mogelijkheden: contacten uit ons netwerk benutten, nieuwe producten of diensten ontwikkelen, specifieke markten onderzoeken, jobportals afstruinen, je kan zelfs als frontend developer of hovenier aan de slag gaan…

Kortom, net als bij een team dat software ontwikkeld, hadden we complexiteit, onzekerheid en veel verandering om ons heen.

Bij een niet-IT-team is het product vaak minder ‘tastbaar’

Een van de mogelijkheden om het einddoel te bereiken is het organiseren van Agile meetups. Nu organiseerden we dergelijke meetups zoals Agile Meetup Breda en Agile Meetup Rotterdam al langer, alleen niet in ‘Corona-tijd’ waarbij fysiek bijeenkomen niet mogelijk is. Het organiseren van een online versie van de meetup versie leek ons een mooi experiment.

Samen met onze Product Owner Andre (zie onder) kwamen we met het onderstaande sprint doel:

Als Valueminds directeur
Wil ik de Agile Meetup Breda online organiseren 
Zodat we
- zichtbaar blijven bij onze community
- ervaring op doen met online workshops trainingen, zodat we dat mogelijk kunnen uitbouwen tot training componenten

De Scrum Masters en Agile Coaches in (en onder) ons zullen nu misschien denken: dat is toch geen sprint doel ?!? Wat is ‘zichtbaar blijven’ en hoe meet je ‘ervaring op doen’ ? Zeker, dit sprint doel kan scherper en korter. Maar, belangrijker is: het is gezamenlijk opgesteld, geeft focus en zorgt voor feedback. En, last but not least, de Scrum Guide zegt het volgende:

“The Sprint Goal gives the Development Team some flexibility regarding the functionality implemented within the Sprint”

Het geeft het team de flexibilteit om Sprint Backlog-items toe te voegen of te verwijderen om het Sprint-doel te kunnen behalen.En dat is precies wat we nodig hebben!

Rollen

Product Owner – André Heijstek

Onze keuze voor Product Owner was vanzelfsprekend – André is onze manager en directeur van Valueminds. Hij heeft heel veel ervaring in onze ‘markt’ en is eerste contactpersoon voor onze cliënten. We vertrouwen hem allemaal met beslissingen over de volgorde van de product backlog. Normaalgesproken zouden we niet hebben gekozen voor iemand met lijn verantwoordelijkheden, maar omdat we allemaal midlance werken was er weinig conflict te verwachten. Wat ook helpt is dat hij letterlijk de ondernemer van het product. En toch heel goed weet wanneer een beslissing nodig is of wanneer er overlegd moet worden met het team: hij is comfortabel met wanneer hij iets weet en wanneer hij het moet vragen.

Scrum Master – Rutger van Dijk

Aangezien we allemaal bekwaam en ervaren zijn met Scrum, was de keuze voor Scrum Master een luxeprobleem: iedereen kan het, wie wil het doen? We zijn blij dat Rutger de rol op zich nam en de ‘dienende leider’ van ons team wil zijn. Hij zorgt dat we niet vergeten ‘inspect – adapt’ toe te passen en creëert de ruimte voor de rest om te werken. In zo’n ervaren team is het moeilijker dan je zou denken – we hebben nogal de neiging om gezellig in gesprek te gaan en alle time-boxes en events te vergeten. Dan is het fijn dat iemand zich opoffert om zijn oog op de klok te houden en om ons te herinneren aan de verplichtingen die we met elkaar aan zijn gegaan.

Development Team – Dennis Mansell, Reinoud van Oirschot, Michelle Kuiper

Met de overige drie collega’s zijn we hard bezig geweest om de Sprint doelen te halen. Maar Rutger en André (deels) werken ook mee in het Development Team. We hadden nog nooit samengewerkt als team en we kende elkaar alleen van een paar maandelijkse ‘gilde’ meetups. Toch was er weinig nodig om te ontdekken wie er wat doet en wanneer mensen beschikbaar zijn. Zo is het voor Michelle goed om ‘s middags even te sporten, Dennis werkt het liefst na half elf ‘s ochtends om eerst de kinderen te hebben gedaan en heeft Reinoud ook verplichtingen als vader en als persoonlijke coach. Door daar transparant over te zijn, was het relatief makkelijk om af te spreken wanneer we samenwerken en kregen we ook veel gedaan. We hoefde ook geen ‘corvee schema’ of ‘werkafspraken’ te maken. Wel waren we wat laks in het maken van een Definition of Done – die is er pas sinds deze sprint – maar door te vertrouwen in elkaars goede intenties leidde dat niet to onnodige conflicten.

Scrum Artefacts

We houden een Product Backlog bij in Trello. De backlog is langzaam gegroeid – we hebben nu 67 items in backlog. Met onze velocity van ongeveer 32 items per sprint, is dat twee sprints aan werk als we niets nieuws bedenken (en dat doen we juist altijd).

We onderscheiden vier soorten werk:

Commercie – dingen die direct iemand aan het werk zetten, bijvoorbeeld een CV plaatsen bij een opdracht, social media reacties en reclame maken. In een IT team zou dit het doorlopende ‘Ops’ werk zijn.

Product Development – dingen die niet direct omzet zullen opleveren maar verbeteringen zijn in een product die we later denken nodig te hebben. In een IT team zou dit het ‘boyscouting’ of ‘refactoring’ werk zijn.

Projecten – dingen die optellen tot een stuk waarde. Zo hebben wij:

  • Scrum Studio – een nieuwe organisatievorm – Scrum Team As A Service. Telkens hebben we gewerkt naar een ‘potentieel leverbaar’ product. We doen bijvoorbeeld een design studio workshop voor VOKK en User Story Mapping voor een startup.

  • Agileminds Meetups – waaronder de Agile Meetup Rotterdam en Breda. Daar hebben we tot nu toe een gratis facilitatiegids en templates gemaakt voor User Story Mapping

  • Voorbereiding van agile transities.

Continuous Improvement – bij elke retrospective identiceren we één of een paar verbeteringen aan onszelf, ons proces, die we backloggen.

Onze Sprint Backlog is een tweede kolom in Trello. We houden ons aan Sprint doelen – een concrete statement over wat we willen bereiken in de twee weken. Er worden   geen user stories gebruikt, geen story points en er wordt regelmatig werk verschoven uit de Sprint Backlog. Op onze backlog zijn er twee kolommen voor Work In Progress: Doing en On Hold.

Increment: we zorgen dat er minimaal eens per sprint iets opgeleverd wordt waar iemand iets aan heeft. We hebben bijvoorbeeld twee iteraties gedaan van online user story mapping – een voor Agile Meetup Breda en een voor Agile Meetup Rotterdam. Onze Definition of Done houdt in dat we deze sessies doen maar ook delen, documenteren en evalueren. ‘Done’ items krijgen een eigen kolom in Trello, per Sprint.

Scrum Events

We hebben elke dag om 10:30 onze Daily Scrum, dat kwam het beste uit – je hoeft dus niet altijd de Daily Scrum aan het begin van de dag te hebben. Omdat we online werken hebben we onszelf toegelaten dat het een halfuur duurt. Het eerste deel is een check-in, in het tweede deel kijken we naar onze voortgang naar het Sprint doel.

Elke Sprint begint met Sprint Planning en eindigt met een Sprint Review. Dit is nog de lastigste om te plannen:  onze sprints duren twee weken, van donderdag tot woensdag. Helaas lukt het niet altijd om al onze stakeholders precies op woensdagmiddag om feedback te vragen. Soms bewegen we mee met andermans agenda.

Verrassend genoeg hebben we nog de meeste moeite met de Retrospective. Gezien de grote hoeveelheid Scrum Master vlieguren in ons team, zou je verwachten dat we dit event nooit zouden laten gaan maar toch zitten we in onze zesde sprint en hebben we maar vier Retrospectives gehad. Mischien een goed punt voor onze volgende Retrospective…

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site wordt beschermd door reCAPTCHA en GooglePrivacy PolicyenServicevoorwaarden toepassen.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.