Scrum mastery in corona-tijden

Als gevolg van de corona maatregelen zullen de meeste van onze teams thuis gaan werken. Dat is lastig. Met een heel team op dezelfde werkplek zitten maakt goed scrummen veel gemakkelijker. Er is veel spontane communicatie, we zien elkaar’s non-verbale communicatie, en dat raken we nu kwijt. Dat betekent dat de rol van de scrum master nog veel belangrijker wordt dan deze al was.
Hierbij een aantal praktische tips die wij met elkaar verzonnen. Ik hoor van jullie wel of er nog meer ideeën zijn.

Algemeen

  • communiceer heel erg veel, bel ieder teamlid elke dag even persoonlijk op om te horen hoe het gaat, juist ook privé. Zijn er zorgen rondom corona in het gezin, bij grootouders, etc.
  • het zijn best spannende tijden, mensen zullen meer gespannen zijn dan anders, als scrum master ben je nu vooral vertrouwenspersoon
  • deel de informatie uit je bedrijf over hoe wij omgaan met Corona
  • doe aan verwachtingsmanagement naar je team en naar je stakeholders toe. De velocity zal wel wat omlaag gaan, de moraal in het team misschien ook. Bespreek dit, wees er open over
  • on-line meetings zijn lastiger dan gewone, mensen zijn sneller afgeleid en zo’n meeting is vermoeiender. Benoem dit. Vraag mensen om dingen die afleiden (nu.nl dat open staat, whatsapp, e.d.) uit te zetten tijdens de meeting. Vraag iedereen de camera aan te zetten, zodat je de betrokkenheid, net als in een gewone meeting, kan monitoren.
  • houd je meetings korter dan anders. 1 uur is echt de max!
  • faciliteer wat strakker. Er kan maar 1 persoon tegelijk aan het woord zijn. Er zit vaak wat vertraging in beeld en/of geluid, houd daar rekening mee.
  • gebruik een headset en niet het geluid van je laptop zodat er veel minder achtergrondgeruis is
    thuiswerken biedt een hoop flexibiliteit, als ’s middags de kinderen thuis zijn kan je ook ’s avonds werken. Maar voor de samenwerking is dat allemaal niet zo handig. Maak dat bespreekbaar in je team. Houden we ons aan de gewone kantoortijden? Of in ieder geval ’s ochtends?
  • wij hebben zelf wel goede ervaringen met Microsoft Teams – en Microsoft biedt het op dit moment ook gratis aan. Experimenteer er veel mee als scrum master. Zorg dat je er zo handig mee bent dat de tool een goede meeting niet (of zo min mogelijk) in de weg zit.
  • zet ook een kanaal op in Teams voor het gewone gekwebbel – we blijven gewoon mensen die af en toe een beetje persoonlijk willen ouwehoeren
  • als je Jira gebruikt: de desktop app is vaak veel sneller, en is overzichtelijker dan de web-app

Per Scrum event (een beetje creatief geïnterpreteerd 😉

Sprint Planning

  • zorg, nog meer dan anders, dat je Product Backlog (in Jira of anders) helemaal op orde is. Verdoe de tijd van je team niet met allerlei klein grut. Maar de nieuwe sprint vast aan. Sleep de items die de PO graag wil hebben in deze sprint hier vast naar toe. En heb dan de discussie of dit wel past.
  • zorg dat je de gemiddelde velocity van de afgelopen sprints, en de vakantieplanning van medewerkers paraat hebt, zodat je goed de verwachte velocity voor de komende sprint kan inschatten. Ik vermoed dat deze door veel thuiswerken al snel 10-20% lager zal liggen dan wat je in een co-located team zou halen
  • de Sprint Planning 1 (waar je items van de product backlog de sprint in trekt) is iets dat je echt met het gehele team moet doen
  • Sprint Planning 2 (waar je je detailed design doet en technische taken aanmaakt) kan prima gedaan worden in kleine groepjes of door individuele teamleden. Daardoor kan je de meeting korter en meer gefocust houden

Daily Scrum (aka Daily Standup)

  • het zou kunnen dat je wat meer tijd nodig hebt dan anders, ga wat flexibeler met de 15 minuten timebox om
  • en misschien moet je 2x of 3x per dag een daily scrum doen
  • een check-in, waarin iedereen even vertelt hoe het met hem/haar gaat, voordat je de inhoud in gaat lijkt ons erg nuttig
  • het lijkt nu, nog meer dan anders, nuttig om niet een ‘rondje langs de mensen’ te maken, maar de sprintbacklog te volgen. “Wie heeft er gisteren aan item 1 gewerkt, wie werkt er vandaag aan, wat houdt ons tegen om dit vandaag of morgen naar DONE te krijgen?”. Hierdoor voorkom je dat je continu heen en weer moet scrollen in Jira (of welke sprint backlog tool je ook gebruikt). Nu kan je rustig van boven naar beneden gaan. Dat stimuleert meteen dat mensen swarmen en de belangrijkste items als eerste oppakken. Meer hierover in deze post.

Het gewone werk

  • let erop als scrum master dat er nog steeds veel informeel contact is tussen de teamleden, houd je chat/slack kanalen een beetje in de gaten, is er genoeg communicatie, doet iedereen mee?
  • als er per backlog item geswarmed wordt, zet er een apart kanaal voor op zodat de mensen die aan dat item werken een eigen plekje hebben voor communicatie
  • laat de techniek ook z’n werk doen – koppel een teams kanaal aan Git, zodat je ziet dat er pull requests worden gedaan, koppel aan je test automation framework zodat je ziet dat je tests omvallen

Backlog Refinement

  • houd zeker deze meetings wat korter. Kies een duidelijke, kleine scope, en refine alleen dat. Dus liever wat meer refinement meetings, die ieder wat korter zijn.
  • gebruik on-line tools om te schetsen, ik vind zelf miro.com wel een fijne tool.
  • planning poker kan prima in een microsoft teams chat, iedereen tikt daar gewoon haar geschatte getal in

Retrospective

  • misschien kan je deze iets vaker doen. 1 keer per week in plaats van 1 keer per sprint – en dan uiteraard per keer wat korter
  • start met een check-in, “hoe gaat het met je?”
  • begin de retro met een retro op het thuiswerken
  • geef teambuilding, samenwerking nog meer aandacht dan anders
  • zorg zeker voor een goede sfeer, de complimentendouche is nu zeker een mooie werkvorm – schuif een beetje van procesverbetering naar ‘hoe maken we er het beste van’
  • haal vooraf de punten op die men wil bespreken, dat scheelt wat tijd in de data gathering fase van de retro.
  • en zoals altijd, zorg voor 1 of 2 concrete, kleine verbeterpunten

Microsoft Teams (of een ander medium voor online samenwerken)

  • als je dit goed gebruikt en goed inricht wordt dit je enige communicatiekanaal. Mail, Outlook meetings, Whatsapp worden overbodig.
  • Teams is goed te koppelen met allerlei externe applicaties, dus de status in Git of van je Tests is in een eigen kanaal voor iedereen zichtbaar
  • Je kunt mensen in een kanaal uitnodigen voor een meeting, die staat dan meteen in de team-agenda, en je hoeft niet een voor een de mensen uit te nodigen, iedereen die in het team zit krijgt ‘m vanzelf

Succes ermee! Meer tips?

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.