Bila’s in een Scrum-team, to do or not to do?

Karin Flanderijn, Scrum Master

Binnen mijn 2 teams, waarbij ik als Scrum Master werk met een (deels) off-shore team, voer ik ook regelmatig bila’s met mijn teamleden. Als Scrum Master coach je natuurlijk het team als geheel maar daar ligt de nadruk op het begin van de sprint tijdens de sprint planning en aan het eind van de sprint tijdens de sprint retrospective. Tijdens deze twee rituelen zorg je tijdens de planning sessie dat het team op één lijn zit en weet wat het doel van de sprint is, dat de userstories duidelijk zijn en dat er een plan van aanpak is. Tijdens de retrospective bespreek je met het team wat er goed ging en wat er nog verbeterd kan worden en maak je hier een plan voor. Maar daarnaast heb je de tijd tijdens de sprint waarin het team gewoon lekker aan het werk is. 

Omdat een deel van mijn team(s) off-shore werken heb je niet het loopje naar het koffiezetapparaat, of het begin van de dag waarop iedereen binnenkomt en je even een praatje maakt of waarbij je tijdens de lunch ook praat over wat je tijdens het weekend hebt gedaan. Als Scrum Master werk ik niet mee aan de inhoud van de userstories waardoor de contacten met het (off-shore) team beperkt is tot de rituelen.

Zoals Lyssa Adkins aangeeft in haar boek “Coaching Agile Teams” vindt coaching plaats op twee niveau’s. Zoals ik hierboven schrijf, vindt de groepscoaching plaats aan het begin en het eind van de sprint. Maar tijdens de sprint is er ruimte voor individueel coaching.

Uit Lyssa Adkins; Coaching Agile teams.

Ik heb met ieder teamlid een moment ingepland waarbij we samen zitten en we kijken hoe het gaat binnen het team. Waarom een ingepland moment? Ik ben van mening dat we op ieder moment een moment kunnen prikken om samen te zitten. Maar omdat sommige van mijn teamleden niet op locatie zitten waardoor je niet altijd ziet dat een teamlid ergens mee zit en de meesten toch redelijk introvert zijn, blijkt dat dit “spontane” moment niet zo vaak voorkomt. Door de momenten in te plannen, nemen we ook daadwerkelijk de tijd om even met elkaar te zitten. En tijdens dit moment hebben we het over allerlei zaken. Hoe gaat het met die persoon binnen  de sprint, binnen het team. Het is het moment om samen te brainstormen over verbeteringen, die dan vaak weer tijdens de retrospective worden ingebracht. En ik vraag input over wat ik, als Scrum Master, nog meer voor het team of die persoon kan doen. Het is tweerichting verkeer. En dit moment kan ook over “privé” dingen gaan. De familie, persoonlijke doelstellingen (al dan niet het gevolg van de doelstellingen die met de teamleider zijn afgesproken), vakanties. Eén van de leukste dingen die ik heb meegemaakt is dat ik een (virtuele) rondleiding heb gekregen in het huis van één van mijn teamleden. Met deze individuele gesprekken probeer ik ook de drempel met mijn team laag te houden en te zorgen dat iedereen zich vrij voelt zich met allerlei kwesties tot mij te richten. En is er niets te bespreken, dan is de expliciete afspraak dat iedereen vrij is om deze afspraak af te zeggen.

Binnen het team hebben we alleen wel gezocht hoe we dit moment moesten noemen. Een bila klinkt toch als een overleg tussen een manager met één van zijn teamleden. Een coaching gesprek klinkt weer zo zwaar. Omdat we het informele karakter willen benadrukken en het gesprek bij het koffiezetapparaat willen “nabootsen”, hebben we er binnen mijn teams voor gekozen om dit moment “koffietijd” te noemen. Wat denken jullie, doen jullie dit soort gesprekken ook met je (off-shore) teamleden en zo ja, hoe noemen jullie dan dit moment?

2 antwoorden
  1. Sjaak Smeets
    Sjaak Smeets zegt:

    Hoi Karin, dank je wel voor je verhaal en de openheid. Ook ik heb individuele gesprekken binnen de teams en zie dat als heel waardevol en nodig. Het gesprek gaat over persoonlijke “issues”, die lastig zijn om in het team te delen, zeker als het team nog in vlucht zit. En ik blijf heel waakzaam dat het geen “roddel” uurtje wordt. Dank ook voor het inzicht, ik heb het benoemd als individuele coach gesprekken, maar ik denk dat “koffietijd” een betere aanvliegroute is.

    Succes!

    Beantwoorden
    • Karin Flanderijn
      Karin Flanderijn zegt:

      Hoi Sjaak, dank je wel voor je reactie. Dit is inderdaad precies wat vaak gedeeld wordt tijdens een “koffietijd”. Als het zaken zijn die het team wel aangaan, benadruk ik wel dat dit bv bij een retro gedeeld kan worden. Maar soms zoeken we ook een andere oplossing of is het iets persoonlijks wat we dan samen bespreken en vervolg aan geven. En helemaal met je eens, het is geen “roddel-uurtje”. Leuk om te horen dat meerdere mensen dit soort gesprekken voeren onder verschillende namen.

      Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.